ข้อมูลอาชีพเลขานุการในบริษัทเอกชน

ลักษณะงาน

• จัดการตารางเวลาของผู้บริหาร รวมถึงการนัดหมายและการประชุมทั้งภายในและภายนอกบริษัท
• ประสานงานและสื่อสารกับหน่วยงานต่างๆ ทั้งระหว่างคู่ค้า หรือหน่วยงานในกำกับของรัฐบาล เช่น ตลาดหลักทรัพย์ หรือกระทรวงพานิชย์
• ดูแลการจัดเก็บเอกสารที่เกี่ยวข้องกับงานของผู้บริหาร เช่น รายงาน จดหมาย อีเมล และเอกสารสำคัญอื่นๆ
• สนับสนุนการประชุม เช่น จัดเตรียมการประชุม จัดการเอกสารประกอบการประชุม จดบันทึกการประชุม และติดตามผลการประชุม
• ควบคุมดูแลให้บริษัทดำเนินงานภายใต้กฎระเบียบ เช่น ตรวจสอบสัญญาต่างๆ ก่อนลงนามเพื่อให้แน่ใจว่าสอดคล้องกับกฎหมาย

ขั้นตอนการทำงานในวันปกติ

1. 1

   ศึกษา และติดตามกฎเกณฑ์ ระเบียบ ที่บริษัทเอกชนต้องปฏิบัติตาม

   ศึกษากฎระเบียบต่างๆ ของบริษัท รวมไปถึงวิสัยทัศน์และภารกิจของบริษัทเอกชนที่ตนเองสังกัด เพื่อให้เข้าใจในองค์กรและกลุ่มผู้ที่เกี่ยวข้องที่จะต้องทำงานด้วย

2. 2

   ทำความรู้จักกับผู้บริหาร

   ศึกษาบุคลิกภาพ และรูปแบบการทำงานของผู้บริหารที่ตนจะต้องให้บริการ

3. 3

   เรียนรู้ระบบและเทคโนโลยี

   ทำความคุ้นเคยกับระบบต่างๆ ที่ใช้ภายในองค์กร เช่น ระบบคอมพิวเตอร์ โปรแกรมที่ใช้ในการทำงาน

4. 4

   จัดระเบียบโต๊ะทำงาน

   จัดระเบียบโต๊ะทำงานให้เป็นระเบียบเรียบร้อย เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน

5. 5

   จัดการตารางนัดหมายและการประชุม

   จัดทำตารางนัดหมายของผู้บริหารให้เป็นปัจจุบัน เพื่อจัดตารางนัดหมายที่เหมาะสม รวมถึงจัดเตรียมการประชุม

6. 6

   การประสานงานภายในและภายนอกองค์กร

   เช่นการจัดการอีเมลที่เข้ามาและออกไป เพื่อให้การสื่อสารระหว่างผู้บริหารและบุคคลอื่น ๆ เป็นไปอย่างราบรื่น รวมถึงกรองอีเมลที่สำคัญและตอบกลับอีเมลบางฉบับแทนผู้บริหาร รับสายโทรศัพท์ที่เข้ามาหาผู้บริหาร กรองสายที่สำคัญ และโอนสายหรือแจ้งผู้บริหารเกี่ยวกับข้อมูลที่สำคัญ หรือการจัดเตรียมจดหมายธุรกิจ รายงาน และเอกสารต่าง ๆ เพื่อส่งให้ลูกค้าหรือหน่วยงานภายในและภายนอกบริษัท

7. 7

   การสนับสนุนทั่วไป

   เช่น การช่วยงานส่วนตัวของผู้บริหารนอกเหนือจากงานธุรกิจ อย่างการจัดการเอกสารส่วนตัว หรือการนัดหมายส่วนตัว การจองตั๋วการเดินทางและที่พัก หากผู้บริหารต้องเดินทาง ต้องจัดการจองตั๋วเครื่องบิน รถรับส่ง และที่พัก รวมถึงตรวจสอบเรื่องวีซ่าและเอกสารการเดินทางต่างๆ ให้เรียบร้อย

8. 8

   การจัดการการเงินเบื้องต้น

   จัดการบันทึกค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับการทำงานของผู้บริหาร เช่น ค่าการเดินทาง ค่าจองสถานที่ประชุม หรือค่าอุปกรณ์ต่างๆ

9. 9

   จัดทำรายงานข้อมูลของบริษัทเป็นรายปี

   จัดทำรายงานสรุปข้อมูลของบริษัทเป็นรายปี เช่น รายชื่อกลุ่มบริษัทที่ทำงานด้วย ยอดขาย หรือคำแนะนำต่างๆ จากที่ประชุม